USAT CONTABILIDAD

En contabilidad, igual que en la vida cotidiana, el término clientes designa a aquellas personas físicas o jurídicas que compran bienes y servicios que habitualmente son objeto de venta o prestación por parte de la empresa.

Mientras que deudores son aquellas personas que adquieren bienes o servicios distintos a los que normalmente proporciona la empresa, por lo que no tienen la condición estricta de clientes. Se denominan del mismo modo los derechos de cobro que surgen cuando a la empresa le conceden una subvención de explotación no oficial.

Es sumamente importante esta distinción entre clientes y deudores, puesto que el origen de estos derechos de cobro es diferente. Los primeros están estrechamente ligados a los ingresos ordinarios de la explotación y los segundos a ingresos ajenos a la explotación.

Registro

En principio, se registran estos derechos de cobro cuando nacen. Es decir, en la fecha en que se extiende la factura o la letra de cambio, u otro documento análogo, que acredite la venta de bienes o la prestación de servicios, aunque no se hayan entregado estos bienes o servicios.

Así, cuando se emite una factura a clientes –de momento, se omite el caso en que se instrumenten en letras de cambio o efectos comerciales–, el registro contable será:

Si fuesen deudores:

Cuando venzan estos derechos de cobro, y se hagan efectivos:

De todas formas, la práctica más común en la realidad empresarial es extender un documento llamado albarán cada vez que se entregan bienes o servicios a un cliente. En cada albarán constan los bienes o servicios entregados y el precio de éstos, pero, en modo alguno, es un documento acreditativo de cobro.

La empresa, después y con una periodicidad determinada, extiende las oportunas facturas. Cada factura, que sí es documento acreditativo de cobro, contiene las referencias de todos los albaranes entregados a ese cliente, y en ella se recogen las condiciones de cobro pactadas, que generalmente son al contado, a 30, 60 ó 90 días.

Normalmente, la empresa no contabiliza las ventas mientras no se hayan formalizado las correspondientes facturas. Sin embargo, en determinadas fechas, como puede ser al cierre del ejercicio, es conveniente registrar todas las ventas y prestaciones aunque aún no haya mediado factura y sólo estén justificadas en albaranes o documentos semejantes.

En estas ocasiones, en que los clientes han recibido los correspondientes bienes y servicios, pero aún no existen las pertinentes facturas, o no están conformes con las mismas, se refleja contablemente:

Análogamente, en el caso de deudores:

Cuando se envíen las facturas a los clientes o estén formalizadas:

E, idénticamente, si la relación es con deudores: